• ENGAGEMENTS DE L'INVITE "HOSTED BUYER"

    La présente Charte a pour objet de préciser les engagements des participants invités à l’événement SIT Africa, Forum de la Cybersécurité qui se déroulera du 05 au 08 Octobre 2020 au Centre des Congrès de la Palmeraie à Marrakech.

    En contrepartie du respect par l’Invité de ses Engagements de Participation, l’Organisateur prendra en charge les frais d’hébergement et de restauration de l’Invité. La prise en charge comprend :

    • L’hébergement en chambre single 3 nuits en hôtel ***** (Hôtel du Golf ou Palmeraie Palace)
    • Le cocktail d’ouverture et le diner d’ouverture du 05 octobre 2020
    • Les déjeuners et pauses café des 06 et 07 octobre 2020
    • Les dîners des 06 et 07 octobre 2020
    • Le déjeuner du 08 octobre 2020

    PROFIL DES INVITES

    Pour pouvoir être invité le participant doit remplir les conditions ci-dessous :

    • Etre DSI ou RSSI
    • D’une grande entreprise ou administration
    • D’un pays du Maghreb ou d’Afrique subsaharienne
    • Avoir un projet dans le domaine de la Cybersécurité à horizon maximal d’un an

    L’invité déclare avoir recueilli, préalablement à sa demande d’inscription, l’accord de la société à laquelle il appartient, être habilité à représenter celle-ci lors de l’Evènement et disposer des pouvoirs nécessaires à la contractualisation de sa participation.
    L’invité assure ne pas être en transition professionnelle et informera l’organisateur de tout évènement de nature à justifier un réexamen de sa demande de participation.
     
    Les partenaires de l’événement communiquent à XCOM une liste des 4 DSI (ou RSSI) qu’ils souhaiteraient inviter. XCOM se réserve le droit de refuser la prise en charge si le profil de l’invité ne remplit pas les conditions ci-dessus. Cette décision ne peut faire l’objet d’aucune contestation.

    Une seule personne peut être invitée par organisme.
    Dans l’éventualité, ou l’invité voudrait venir avec un collaborateur les frais de séjour du 2eme collaborateur seront à la charge de l’entreprise.

    Les invités qui souhaitent se rendre au Forum avec leur épouse et/ou enfant : Les suppléments repas et chambre double seront à leur charge, à régler directement auprès de l’hôtel. Les épouses et les enfants ne peuvent pas participer aux déjeuners et soirées organisées dans le cadre du forum.

    INSCRIPTION - MODALITÉS DE DEMANDE DE PARTICIPATION

    Pour effectuer sa demande de participation, l’invité doit compléter un formulaire d’inscription sur le site de l’organisateur.

    Préalablement à toute validation de participation, l’Invité reconnaît expressément avoir pris connaissance de la présente « Charte de l’Invité », et d’en accepter les conditions sans réserve, en cochant la case « J'ai lu et j’accepte les conditions générales de la Charte de l’Invité ».

    Formulaire d’inscription et conditions de participation

    Chaque demande d’inscription doit comporter le profil de l’invité, une description détaillée des projets, précisant la durée et le budget prévu pour chaque projet.

    Il est obligatoire d’avoir au moins un projet de cybersécurité pour que la participation au forum soit validée.

    L’invité est informé du fait que les informations à caractère personnel communiquées via le formulaire d’inscription présent sur le site du Forum fera l’objet d’un traitement informatique par Xcom destiné à gérer son inscription et son accès à l’Evènement, assurer le bon déroulement de son séjour, et de ses rendez-vous. Certaines informations pourront être transmises aux prestataires de services de XCOM aux seules fins de gestion, le cas échéant, du transport et de l’hébergement du participant.

    ORGANISATION DES RENDEZ VOUS

    Après validation de son inscription, le participant a l’obligation de s’inscrire sur la plateforme BTB https://connect.xcom.fr pour la gestion de ses rendez-vous d’affaires.

    L’invité a l’obligation de choisir au minimum 8 partenaires et d’effectuer ses demandes de rendez-vous en ligne via la plateforme.

    L’invité doit respecter l’agenda des phases prévues sur la plateforme :

    Phase 1 inscription 
    Phase 2 Emission des souhaits 
    Phase 3 Validation : acception ou refus des demandes reçues
    Phase 4 édition des plannings

    Après la phase validation, toute demande de rendez-vous non refusée par un invité sera considérée comme acceptée. Merci de veiller à vous connecter pour accepter et refuser les demandes.

    Dans l’éventualité où un invité indiquerait de fausses informations (fonction, entreprise, projet) l’organisateur se réserve le droit d’annuler sa participation.

    En l’absence de réponse de l’invité sur des informations manquantes ou des actions non effectuées,  ce dernier s’expose également à ce que sa demande de participation soit annulée.

    MESURES DE SECURITE

    Le partenaire est tenu de respecter les mesures de sécurité imposées par les autorités administratives ou judiciaires, ainsi que les mesures de sécurité éventuellement imposées par l’organisateur tout au long de l’Evènement.

    ENGAGEMENT DE PARTICIPATION

    Toute personne ayant reçu une confirmation de participation par l’organisateur constitue un engagement ferme et irrévocable d’être présent à l’Evènement.

    ANNULATION DE PARTICIPATION PAR L'INVITE

    Vous devez informer de votre annulation éventuelle au minimum 7 jours avant l’événement, en cas d’annulation moins de sept jours avant l’événement une facture vous sera adressée. il vous sera réclamé le paiement d’un montant forfaitaire de (900 euros - 9.600 dhs HT) pour couvrir les réservations effectuées et non remboursables.

    Xcom propose une assurance annulation d’un montant de 28 euros, 300 dhs, pour couvrir le risque d’annulation imprévu. Les invités peuvent s’adresser à Xcom pour conclure ce contrat.

    PRESENCE DE L'INVITE LORS DE L'EVENEMENT

    Afin de favoriser le networking, la convivialité et l’esprit de partage qui animent notre évènement, nous vous demandons de participer à l’ensemble des soirées, déjeuners, et conférences plénières organisés par XCOM.

    Lors du premier dîner d’ouverture Lundi 05 octobre 2020, nous vous demandons de vous installer à la table du partenaire qui vous a invité.

    Les invités ont l’obligation d’honorer les rendez-vous d’affaires programmées et validés via la plateforme BTB pour les mardi 06 et mercredi 07 octobre 2020 suivant les choix effectués.

    Afin de vous assister et pour un bon déroulement de votre planning de rdv, Xcom mettra à votre disposition un service d’hôtesses pour vous orienter, vous introduire auprès du Partenaire et assurer avec vous le suivi de vos rendez-vous. L’invité déclare accepter d’être accompagné par une hôtesse lors de ses rendez-vous.

    Une feuille d’émargement sera également à faire signer par les partenaires lors de chaque rendez-vous.

    BADGE INVITE

    Un badge d’accès vous sera remis lors de votre arrivée au Centre des Congrès de la Palmeraie. Ce badge vous permettra d’accéder à l’espace networking, ainsi qu’aux déjeuners, cocktails et soirées organisés. Seules les personnes portant un badge délivré par l’organisateur peuvent avoir accès à l’Evènement.

    L'APPLICATION MOBILE DU FORUM

    Cette application dispose de plusieurs applications :

    Lecteur de badge
    En présentant son badge devant le terminal mobile d’un partenaire, l’Invité accepte que les données à caractère personnel le concernant (nom de sa société, nom, prénom, fonction, adresse électronique, téléphone portable…) soient transmises au partenaire. Les données issues des lecteurs de badges seront également traitées par l’Organisateur à des fins statistiques et d’analyse des rendez-vous.

    L’invité autorise les Partenaires d’utiliser ses données afin de poursuivre les échanges engagés et déclare accepter de recevoir des propositions commerciales.

    Notifications SMS
    L’invité accepte de recevoir des notifications SMS sur son téléphone durant l’événement, ces notifications sont des messages adressés par l’organisateur, les autres invités ou les partenaires.

    Messagerie instantanée
    L’invité accepte de recevoir des messages instantanés, ces messages peuvent être adressés par l’organisateur, les autres invités ou les partenaires.

    Mesures de sécurité
    Le participant est tenu de respecter les mesures de sécurité imposées par les autorités administratives ou judiciaires, ainsi que les mesures de sécurité éventuellement imposées par l’organisateur tout au long de l’Evènement.

    PUBLICATIONS - DROIT A L'IMAGE

    L’Invité autorise expressément, à titre gracieux, l’Organisateur :
    • à réaliser, s’il le souhaite, des photos et/ou des films le représentant, en qualité de l’Invité, lors de l’Evènement ou des évènements organisés à l’occasion de l’Evènement ;
    • à communiquer sur la société à laquelle il appartient en tant que société invitée présente à l’Evènement ;
    • à utiliser librement ces images sur tous supports, notamment publicitaires (y compris Internet), au Maroc comme à l’étranger et pour une durée de cinq ans à compter de la validation de la demande de participation.
    L’Invité qui ne souhaiterait pas être représenté sur des photographies et/ou films réalisés à l’occasion de l’Evènement, doit en aviser préalablement par écrit l’Organisateur avant l’ouverture de l’Evènement.

    PARTICIPATION ATTENDUE DE L’INVITE POST EVENEMENT

    L’invité consent à apporter un témoignage sur l’événement qui pourra être utilisé pour le bilan et le site internet de l’événement

    L’invité devra tenir informé l’organisateur des rendez-vous pris avec les partenaires post événement.

    RESPECT DES ENGAGEMENTS

    Au cas où l’Invité n’honorerait pas un ou plusieurs Engagements de Participation, l’Organisateur se réserve le droit d’annuler sa participation et de lui facturer ses frais de séjour pour un montant de 920 euros (9600 dirhams), et de refuser son admission aux prochains évènements organisés par XCOM.

    La demande de participation à l’Evènement suppose l’acceptation pleine et entière de la présente charte.