1. Comment les données sont-elles collectées ?

XCOM collecte, dans le cadre de ses activités, des informations permettant d’identifier directement ou indirectement des personnes physiques.

1.1. Fondements légaux de la collecte

Les données personnelles sont collectées sur la base d’un ou plusieurs fondements prévus par la réglementation applicable :

• Le consentement de la personne concernée, lorsque celui-ci est requis.
• L’exécution d’un contrat, notamment lorsqu’un service ou un produit nécessite le traitement de données personnelles pour être fourni.
• L’intérêt légitime de XCOM, dans le respect des droits et libertés des personnes concernées.
• Une obligation légale, lorsque le traitement est imposé par la réglementation.

1.2. Modes de collecte

1.2.1. Collecte via des formulaires

Certaines interactions avec XCOM, telles que l’inscription à un événement, la demande d’information, le téléchargement de contenus, l’achat d’un produit ou la souscription à un service, impliquent la saisie de données personnelles dans des formulaires papier ou électroniques.

Ces formulaires précisent, lorsque nécessaire, l’identité du responsable de traitement, les finalités poursuivies, le caractère obligatoire ou facultatif des informations demandées, la base légale applicable ainsi que les modalités d’exercice des droits.

1.2.2. Collecte via les cookies et traceurs

XCOM utilise, directement ou via des prestataires, des cookies et autres traceurs susceptibles d’être déposés ou lus lors de la consultation de ses sites internet, de la lecture d’un email ou de l’utilisation d’une application.

Ces traceurs peuvent être utilisés pour faciliter la navigation, mesurer l’audience, améliorer l’expérience utilisateur ou personnaliser certains contenus et communications.

Cookies principalement utilisés :

• Cookies de mesure d’audience, notamment Google Analytics
• Cookies liés aux réseaux sociaux, notamment LinkedIn

Lorsqu’un consentement est requis, celui-ci est recueilli via un bandeau d’information ou une interface dédiée permettant à l’utilisateur d’accepter, de refuser ou de paramétrer les cookies.

1.2.3. Collecte par téléphone

Dans le cadre de certaines prestations ou prises de contact commerciales, XCOM peut recueillir des données par téléphone. Lorsque cela est possible, un email de confirmation peut être envoyé afin de laisser une trace écrite de l’échange.

1.2.4. Collecte indirecte

XCOM peut également obtenir certaines données auprès de tiers, notamment de partenaires, clients ou prestataires, dans le respect des règles applicables. Dans ce cas, XCOM veille à assurer la traçabilité de la source, à encadrer contractuellement les transferts et à informer les personnes concernées lorsque la réglementation l’exige.

2. Quels types d’informations sont recueillis ?

XCOM applique un principe de minimisation et ne collecte que les données strictement nécessaires aux finalités poursuivies.

Les données susceptibles d’être collectées incluent notamment :

• Nom, prénom, fonction et coordonnées professionnelles
• Adresse email et adresse postale
• Numéros de téléphone et autres coordonnées de contact
• Informations liées à l’entreprise ou à l’activité professionnelle
• Données techniques de connexion et de navigation, telles que l’adresse IP ou les journaux de connexion
• Le cas échéant, informations relatives au parcours professionnel, CV, compétences ou formations

3. À quoi servent les données recueillies ?

3.1. Utilisation des données

Les données collectées peuvent être utilisées afin de :

• gérer les inscriptions, commandes, demandes de contact ou souscriptions ;
• assurer la livraison, la facturation et l’exécution des services ;
• organiser des mises en relation, rendez-vous ou accès à des événements ;
• envoyer des informations sur les services, offres, événements ou contenus de XCOM ;
• adresser, dans un cadre légal, des informations sur les offres de partenaires ou clients ;
• mesurer l’audience, améliorer les services et analyser les usages ;
• gérer des obligations administratives, comptables ou réglementaires ;
• réaliser des opérations de prospection commerciale, dans les limites autorisées par la loi.

3.2. Canaux de communication

Selon les coordonnées collectées et les bases légales applicables, XCOM et ses partenaires peuvent communiquer par email, téléphone, SMS, courrier postal, réseaux sociaux, bannières promotionnelles ou moteurs de recherche.

4. Comment et combien de temps les données sont-elles conservées ?

4.1. Sécurité et stockage

XCOM met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données à caractère personnel, et d’empêcher tout accès non autorisé, perte, altération ou divulgation.

4.2. Durée de conservation

Les durées de conservation varient selon la nature des données, la finalité du traitement et les obligations légales applicables.

• Les documents comptables obligatoires sont conservés pendant la durée légale applicable.
• Par défaut, certaines données personnelles peuvent être conservées jusqu’à 5 ans.
• Les données de prospects sont supprimées au-delà de 3 ans sans interaction.
• Les cookies expirent au plus tard 13 mois après leur dépôt ou leur dernière mise à jour.
• Les CV et candidatures peuvent être conservés jusqu’à 2 ans, sauf demande contraire.

5. Qui a accès aux données collectées ?

5.1. Au sein du groupe XCOM

Certaines données peuvent être accessibles aux entités du groupe XCOM ou à leurs collaborateurs habilités, notamment pour des besoins administratifs, commerciaux, techniques, de service client ou de gestion d’événements.

5.2. À des tiers

XCOM peut transmettre des données à certains tiers, notamment :

• des clients ou partenaires dans le cadre de prestations ou de mises en relation ;
• des prestataires techniques, sous-traitants ou fournisseurs ;
• des autorités publiques ou judiciaires lorsque la loi l’impose ;
• des tiers impliqués dans une opération de fusion, acquisition ou réorganisation.

Dans tous les cas, XCOM veille à encadrer contractuellement ces accès et transferts et à imposer des obligations de sécurité adaptées.

6. Quels sont vos droits ?

Toute personne concernée dispose, dans les conditions prévues par la réglementation, des droits suivants :

• droit d’accès à ses données ;
• droit de rectification ;
• droit d’opposition ;
• droit à l’effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à la portabilité, lorsque celui-ci est applicable.

Afin de faciliter le traitement de votre demande, il est recommandé de préciser les informations utiles permettant de vous identifier, comme l’adresse email concernée.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL ou de l’autorité de contrôle compétente.

7. Les données sont-elles transférées hors Union européenne ?

Lorsque des données personnelles sont transférées hors de l’Union européenne, XCOM veille à ce que des garanties appropriées soient mises en place, notamment au moyen de clauses contractuelles types ou de tout autre mécanisme reconnu par la réglementation applicable.

8. Profilage et traitements spécifiques

XCOM peut combiner certaines informations professionnelles, issues de ses bases ou de fichiers d’entreprises, afin d’améliorer la pertinence de ses services, communications ou opérations de prospection. Ces traitements reposent sur des critères objectifs liés à l’activité professionnelle, au secteur ou aux fonctions occupées.

9. Recrutement

Dans le cadre de ses recrutements, XCOM collecte et conserve les informations nécessaires à l’étude des candidatures. Les données sont utilisées uniquement pour l’évaluation des profils, dans le respect de la loi et des droits des candidats.

Les candidats peuvent demander la modification ou la suppression de leurs données à tout moment en écrivant à info@xcom.fr avec la mention « données personnelles ».

10. Mise à jour de la présente politique

XCOM peut modifier la présente politique de confidentialité à tout moment afin de tenir compte d’évolutions légales, réglementaires, techniques ou organisationnelles. La version la plus récente est publiée sur les supports jugés appropriés, notamment sur les sites web de XCOM.

Annexes